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Wie wir besser und fairer kommunizieren können

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Montag ist Meetingtag. Endlose Zoommeetings reihen sich aneinander, es wird geblubbert ohne Konstruktivität. Wie können wir dabei besser kommunizieren - und das kommunizierte anders aufnehmen?

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Wie wir die Kommunikation entschärfen

Die Art und Weise, wie mit dir gesprochen wird, beeinflusst, wie du zu der Person stehst, zu der Aufgabe, die du erledigen musst, zu deinem Gefühl dabei und was dabei am Ende heraus kommt. Momentan fällt uns die Kommunikation über Zoom schwer – viele nonverbale Kommunikation geht abhanden und vieles schwingt unterschwellig mit, wird aber nicht ausgesprochen, oder falsch interpretiert.

Probleme der digitalen Kommunikation

Neue Kommunikationswege durch Digitalisierung bedeutet rund um die Uhr rund um die Welt kommunizieren zu können. Ein Problem dabei ist nonverbale Kommunikation. Sie wird oft als „echter“ wahrgenommen weil sie urspünglicher ist – genau da liegt das Problem. Diese wird durch Zoom, Skype und Co. fehlgedeutet und führt zu Missverständnissen und Überempfindlichkeiten.

Sagen, was man meint und meinen, was man sagt

Zwischen dem, was gesagt wird und dem, wie das Gesagte interpretiert wird, liegen oft Welten -  die Sachlichgkeit wird missverstanden. Es gilt, öfter aufzuklären und dies ist im Arbeitsalltag, besonders im Homeoffice, oft anstrengend und zeitintensiv. Wie geht ihr im Team und du als Individuum vor um dies zu verhindern?

Teamarbeit

Ihr habt ein gemeinsames Ziel und eine klare Aufgabenaufteilung, um dieses zu erreichen. Jede Person sollte ihre Rolle dabei klar kennen und ihre Aufgabe übernehmen wollen und können. Es muss also sichergestellt sein, dass für die Erledigung notwendige Ressourcen zur Verfügung stehen und gleichzeitig muss Feedback darüber gegeben werden, an welchem Punkt man gerade steht. Dabei soll durch konstruktive Kritik der Prozess und die Interaktion verbessert werden. Gleichzeitig darf man die positive Rückmeldung nicht unterschätzen. Wer sich gewertschätzt fühlt, arbeitet mit mehr Freude an der Aufgabe und mit dem Team und ist gewillter, zuzuhören. Durch offene Kommunikation und Transparenz über Zwischenstände und weitere  entstehenden Schritte können dabei alle abgeholt und integriert werden.

Das Meeting selbst

Nicht immer ist ein Zoommeting nötig, um sich beispielsweise auf den neuesten Stand zu bringen oder eine Frage zu klären. Nutzt die Kanäle über Slack, Chats, oder ein kurzes Telefonat. So spart ihr euch gleichzeitig auch CO2 durch aufwändige Datenübertragung in Zoom.

Ein regemäßiger Termin schafft Struktur. Die Mitarbeitenden können sich auf diesen Termin vorbereiten, ihre eigenen Beiträge planen und durch ein klares Zeitfenster wird das Meeting selbst effizienter. Es dient der transparenten Kommunikation, dem Informationsaustausch und dem Update.

Strukturiert die Kommunikation, indem ihr eine Agenda anlegt und euch daran orientiert – und eine*n Moderator*in bestimmt, der, oder die das Meeting leitet und darauf hinweist, wenn zu sehr abgewichen wird. Zusätzlich ist ein*e Stimmungswächter*in hilfreich, der oder die eingreift, wenn es zu unsachlich und emotional wird. Prüft die Verantwortlichkeiten und ritualisiert den Austausch – wenn etwas zur Gewohnheit wird, ist es weniger anstrengend.

Durch diese Teamarbeit erreicht ihr ein besseres Arbeitsklima und spart euch sehr viel Zeit und Energie.
 
Ein paar Grundregeln für dich selbst

Bei der Kommunikation geht es wie oben erwähnt auch viel darum, wie das gesendete von dir aufgenommen wird. Hier sind 6 Tips, wie du besser kommunizieren kannst:

  • Werde dir deiner Rolle bewusst. Ein repsektvoller Umgang ist dafür Voraussetzung. Überlege dir, welche Rolle du in dem Prozess und dem Team spielst und bereite deine Beiträge für das Meetings auf dieser Basis vor.
  • Spricht nicht über, sondern mit Menschen. Indem du ein Anliegen offen aussprichst, nimmst du den Druck raus und gibst der anderen Person, den Konflikt selbst zu lölsen und darauf zu reagieren. Somit wirst du dir selbst und der anderen Person gerecht und gibst Raum, um sich anzunähern.
  • Achte auf das Selbstwertgefühl. Stell dir immer mal wieder die Frage „Wie möchte ich, dass das, was ich kommuniziere, bei der anderen Person ankommt“. Setz dir dabei als Ziel, dein und das Selbstwert der anderen Person zu stärken, anstatt zu schwächen.
  • Gib richtiges Feedback. Kommuniziere darüber, wie du das Verhalten anderer wahrnimmst und wie du dich dabei fühlst. Ich Botschaften sind Gold wert. Steige dabei mit positiver Rückmeldung ein und hol dein Gegenüber mit ins Boot. Zeige, warum die Kritik zu einem Nutzen für alle führen wird. Formuliere Lösungen.
  • Unterscheide Ereignisse und Beurteilungen. Wenn etwas passiert kannst du es auf vielseitige Weise für dich interpretieren. Lerne dich kennen und warum du Dinge wie interpretierst und bewertest. Dann kannst du in herausfordernden Situationen klarer und objektiver reagieren.
  • Bleibe Lösungsorientiert, anstatt rechthaberisch. Gewinne dein Gegenüber als Kooperationspartner*in, denn gemeinsam kommt ihr schneller und besser voran.
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