HR-Software unter der Lupe

Moderne HR-Software verknüpft diese Bausteine, automatisiert Routinetätigkeiten und liefert Daten, aus denen Führungsebenen Entscheidungen ableiten. Der folgende Vergleich betrachtet fünf in Deutschland verbreitete Lösungen, die unterschiedliche strategische Schwerpunkte setzen.

Factorial HR verdichtet alle zentralen Personalprozesse auf einer Oberfläche und zeigt, wie eine „Single Source of Truth“ funktioniert – also ein System, das alle Daten verlässlich an einem Ort hält. Ein Dashboard bildet Arbeitszeiten, Urlaubsstände, Dokumente und Gehaltsdaten ab und speist diese Informationen in Echtzeit in Auswertungen. Die Zeiterfassung läuft wahlweise über Browser, App, QR-Code oder GPS-Check-in und entlastet mobile Teams. Das integrierte Applicant-Tracking-System (ATS) bündelt Stellenanzeigen, Bewerbungen und Onboarding-Schritte. Ein ATS erfasst Bewerberdaten, filtert sie und macht den Auswahlprozess nachvollziehbar. Seit Juli 2025 erweitert Factorial den Funktionsumfang um feinjustierbare Performance-Reviews, zusätzliche Finanzfelder und neue API-Endpunkte, über die externe Systeme ohne Medienbruch angebunden werden.

Führungskräfte schalten Module bei Bedarf zu oder ab, wodurch mittelständische Betriebe Kosten skalieren. Mitarbeitende unterschreiben Verträge elektronisch, laden Spesen hoch und sehen persönliche Ziele in einem Self-Service-Portal ein. Diese Balance aus Bedienkomfort und Funktionsbreite eignet sich vor allem für Unternehmen, die rasch wachsen oder mehrere Länder abdecken.

HRworks gilt seit Jahren als zuverlässiger Partner für digitale Reise- und Spesenabrechnung. Die Software berechnet automatisch Pauschalen, Tagesgelder und Währungsumrechnungen und übergibt Ergebnisse an die Finanzbuchhaltung. Pauschalen sind gesetzlich definierte Standardbeträge, mit denen Reisekosten ohne Einzelbeleg erstattet werden können. Anfang 2025 stellte das Unternehmen laut eigener Mitteilung ein Update bereit, das Self-Service-Ansichten ausbaut: Beschäftigte sehen nun detaillierte Salden, Lohnabrechnungen und Urlaubskonten und können persönliche Daten selbst korrigieren. Leistungsoptimierungen sollen laut Hersteller die Stabilität in kritischen Phasen wie dem Payroll-Cut-off erhöhen.

Trotz Erweiterungen bei Ziel- und Skill-Management bleibt das Reporting hauptsächlich auf Reise- und Abwesenheitsdaten fokussiert. Lizenzpakete bündeln Kernfunktionen, weshalb kleinere Agenturen höhere Einstiegskosten einkalkulieren müssen. Unternehmen, die tiefe Talentprozesse suchen, weichen daher oft auf breiter aufgestellte Systeme aus.

rexx systems adressiert Organisationen, in denen HR-Prozesse stark variieren und internationale Anforderungen bestehen. Masken, Felder und Workflows lassen sich bis auf Datenbankebene verändern, sodass selbst ausgeprägte Genehmigungswege oder branchenspezifische Formulare abbildbar sind. Diese Freiheit erhöht den Einführungsaufwand: Ohne internes Projektteam und klare Governance – also Richtlinien, die verhindern, dass Anpassungen widersprüchliche Abläufe erzeugen – wächst die Komplexität schnell.

Konzerne mit dezentralen Shared-Service-Centern nutzen die Tiefe, um regionale Payroll-Schnittstellen und mehrsprachige Oberflächen zentral zu steuern. Mittelständler, die vor allem Standardprozesse digitalisieren möchten, empfinden den Aufwand dagegen oft als unverhältnismäßig hoch. rexx systems spielt seine Stärken dort aus, wo HR als strategischer Datenhub mit ausreichenden IT-Ressourcen verstanden wird.

Sage HR stammt aus dem Rechnungswesen-Umfeld und punktet mit nahtloser Verzahnung in das Sage-Ökosystem. Die Suite deckt Recruiting, Zeiterfassung, Leistungsbeurteilung und Lohnabrechnung ab und baut Arbeitsabläufe per „Recipes“ – grafisch konfigurierten Automationen. Diese Rezepte erzeugen Genehmigungs- oder Erinnerungsprozesse ohne Programmierkenntnisse, stoßen jedoch bei sehr komplexen Schleifen an Grenzen. Im ersten Quartal 2025 erhielt die Lösung spürbare Erweiterungen: Mitarbeitende hinterlegen jetzt Direktüberweisungen selbst und können Steuerformulare wie W-2 oder T-4 online abrufen; zugleich verbesserte eine neue Mobile-App die Zeiterfassung im Außendienst.

Die Einführung gilt als gründlich, verlangt aber eine feinjustierte Parametrisierung, weshalb Rollouts oft länger dauern und die Einbindung von Beratern erforderlich ist. Unternehmen, die bereits die Finanzsoftware von Sage nutzen, profitieren von einem reibungslosen Datentransfer. Firmen, die sofort loslegen möchten, finden jedoch auch Alternativen mit kürzerer Vorlaufzeit.

Personio richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen und verknüpft Recruiting, Onboarding, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung sowie Analytics in einer Oberfläche. Im April 2025 führte das Unternehmen eine überarbeitete Version mit KI-Assistent und individualisierbaren Widgets ein. Der Assistent beantwortet Fragen zu Kennzahlen – etwa Fluktuationsquote oder Besetzungszeit – in natürlicher Sprache, was Auswertungen beschleunigt. Ein Self-Service-Portal – damit ist ein Bereich gemeint, in dem Beschäftigte Stammdaten und Urlaube eigenständig verwalten – entlastet HR-Teams weiter.

Für Betriebe mit wenigen Tausend Beschäftigten reicht die Tiefe der Standardprozesse aus; wachsen Organisationen in Konzernstrukturen mit Matrix-Reporting, stoßen sie auf Grenzen, weil Workflows zwar anpassbar, aber nicht unendlich erweiterbar bleiben. Internationale Lohnabrechnung außerhalb Europas benötigt häufig Partnerlösungen.